Надлежащий бухгалтерский учет и ведение документации
Введение
Организации обязаны вести надлежащий бухгалтерский учет и документацию, которые полно и точно отражают их деловые операции. Также в антикоррупционном законодательстве некоторых стран (например, в Законе США о коррупции за рубежом) нарушение правил ведения бухгалтерского учета является отдельным составом правонарушения.
Обязанности:
- Документировать бизнес-операции в ваших бухгалтерских книгах и записях точным и полным образом,
- Вести достоверный и прозрачный учет всех ваших расходов,
- Вести детальный учет отгрузок продукции и примененных скидок,
- Сохранять во внутренних файлах / архиве оригиналы договоров, первичных учетных документов, а также иных документов, включая подтверждение оказания услуг / проведения мероприятий.
Запрещено:
- Вести «черную» бухгалтерию,
- Создавать и/или использовать поддельные или фиктивные документы (например, фиктивные договоры с целью скрыть коррупционный или иной незаконный платеж),
- Производить неправомерные платежи или предоставлять подарки в виде скидок / бонусов на предлагаемые товары,
- Намеренно использовать «расплывчатые» описания услуг или работ с целью скрыть ненадлежащие платежи или расходы,
- Искажать цели платежей в бухгалтерских книгах и записях,
- Уничтожать документы и отчетность ранее установленного срока (рекомендуемый срок хранения документации составляет 5 лет). При необходимости проконсультируйтесь с ответственными сотрудниками вашей компании, чтобы определить требования к хранению документации в вашей юрисдикции, особенно в отношении персональных данных физических лиц.
Какую пользу это принесет вашей компании?
Надлежащее ведение бухгалтерского учета и документации поможет вам поддерживать адекватную систему внутреннего контроля. Точные бухгалтерские книги и записи помогут вашему бизнесу в эффективном планировании, составлении бюджета, отчетности и распределении ресурсов.
Дополнительно в России Федеральным законом от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлена обязанность для всех организаций осуществлять внутренний контроль хозяйственных операций, а для организаций, бухгалтерская отчетность которых подлежит обязательному аудиту – также обязанность организовать внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности. Одновременно внедрение в организации процедур внутреннего контроля служит и целям предупреждения коррупции. В частности, в ходе анализа бухгалтерской отчетности в организации могут быть выявлены факты осуществления выплат, являющихся замаскированными коррупционными платежами.
ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ: Документ, представленный ниже, является исключительно шаблоном и должен быть соответствующим образом адаптирован конечными пользователями для соответствия нормативно-правовым требованиям, применимым к их обычным деловым активностям.
Примите также во внимание, что документ, представленный ниже, был разработан на основе материалов, представленных на веб-сайте организации Advanced Medical Technology Association® (AdvaMed®).
Ресурсы для вас
Чтобы узнать больше про тему надлежащего ведения бухгалтерского учета и документации, пожалуйста, ознакомьтесь с документом ниже.
Нажмите на название документа и адаптируйте под свои потребности.
Вы можете использовать следующие материалы в качестве примера для обучения сотрудников надлежащему ведению бухгалтерского учета и документации: